سیستم پیگیری رزومه ATS

یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین امکانات موجود در سامانه «ای استخدام» برای کارفرمایان، سیستم پیگیری رزومه ATS می‌باشد. شما می‌توانید در هنگام ایجاد یک آگهی شغلی، با علامت زدن تیک قابلیت سیستم پیگیری رزومه ATS از این سیستم بسیار کاربردی بهره‌مند شوید.

واژه ATS مخفف  Applicant Tracking System به معنی سیستم پیگیری رزومه است، سیستم ATS مختص «ای استخدام» یک سیستم با چرخه کامل ارسال و دریافت و مدیریت رزومه‌هاست. در این روش کارفرما رزومه‌ی کارجوها را از طریق پنل خود دریافت و مشاهده خواهد کرد. در این روش هیچ اطلاعات تماسی (نظیر ایمیل، تلفن و... ) در آگهی وجود ندارد و فقط یک دکمه ارسال رزومه در آگهی تعبیه می شود که کارجو با کلیک بر روی دکمه بتواند رزومه خود را مستقیم برای کارفرما ارسال کند. این رزومه در نهایت در پنل کارفرما قابل مشاهده، بررسی و مدیریت می باشد. در درج آگهی به روش برنامه نویس تنها می‌توان از سیستم ATS «ای استخدام» استفاده کرد.

تصویر ۱: شیوه نمایش آگهی با قابلیت ATS

با انتخاب گزینه ارسال رزومه توسط کارجو صفحه ای نمایش داده می شود. در صورتی که در آگهی بیش از یک عنوان شغلی مدنظر باشد، کارجو می‌تواند عنوان مدنظر خود را انتخاب و رزومه خود را دقیقا برای عنوان مربوطه ارسال نماید.

 تصویر ۲: نمایش قابلیت ارسال رزومه در آگهی با قابلیت ATS

نحوه نمایش رزومه های دریافتی در سیستم ATS در پنل کارفرما:

 تصویر ۳: نمایش آگهی و تعداد رزومه‌های دریافتی آن با قابلیت ATS

برای مشاهده رزومه‌های دریافتی بایستی از «پیشخوان» یا صفحه «آگهی‌های من» درخواست درج آگهی خود را یافته و بر روی «مدیریت رزومه‌ها» کلیک کنید تا وارد صفحه مدیریت رزومه‌ها شوید.

همچنین یکی دیگر از مزیت‌های سیستم ATS «ای استخدام» رزومه‌های پیشنهادی است. رزومه‌های پیشنهادی که برای هر درخواست درج آگهی نمایش داده می‌شوند، رزومه کاربرانی است که به «ای استخدام» اجازه نمایش رزومه خود را به کارفرمایان داده‌اند و همچنین ارتباطی با موقعیت شغلی‌های درج شده در آگهی شما دارند.

 تصویر ۴: تعداد رزومه‌های دریافتی برای هر جایگاه شغلی و تعداد رزومه‌های پیشنهادی سیستم متناسب با آگهی شما

پس از کلیک بر روی عبارت مدیریت رزومه‌ها به صفحه رزومه‌های دریافتی منتقل می‌شوید. در این صفحه امکانات مختلف مشاهده رزومه‌ها، آمار رزومه‌های دریافتی، رزومه‌های پیشنهادی و ... را در اختیار دارید.

تصویر ۵: نمایش رزومه‌های دریافتی با قابلیت مطالعه سریع توانایی‌ها و سوابق

در بخش پایین گزینه «انتقال به >» چند آیکون کوچک جلب توجه می‌نماید. اولین آیکون با نام «تاریخچه» به منظور نشان دادن سوابق ارسال رزومه از سوی یک کارجو برای شما است. با کلیک بر روی این آیکون می‌توانید آگهی‌های قبلی که یک کارجو برای شما رزومه ارسال کرده است را مشاهده نموده و دلیل رشد شدن وی در آگهی‌های قبلی را بررسی نمایید.

تصویر ۶: نمایش تاریخچه ارسال رزومه

دومین آیکون «برچسب‌ ها» نام دارد. به کمک برچسب‌ها قادر خواهید بود تا کارجویان را بر اساس نیازهایتان برچسب‌گذاری کنید. فرضا نیاز شما به صورت ویژه برای یک موقعیت شغلی افرادی است که در نزدیکی محل شرکت زندگی می‌کنند و یا بیشتر به دنبال کارجویانی با سابقه کاری خاص هستید. با تعریف برچسب‌ها می‌توانید به کارجویان برچسب مورد نیازتان را اختصاص دهید و حتی در صورت رد کردن رزومه، در آینده به او از طریق «آرشیو استعداد» با سهولت بیشتری دسترسی پیدا کنید. این موارد توسط کارجو قابل مشاهده نیست و فقط کارفرما و کاربران پنل کارفرمایی قادر به مشاهده آن هستند.

 تصویر ۷: نمایش برچسب‌ها بر روی رزومه دریافتی

آیکون بعدی «یادداشت‌ها» نام دارد. یادداشت ها به منظور الصاق یک توضیح به رزومه کارجو ایجاد شده است. به کمک این توضیح به مصاحبه‌گر سازمان مختصر توضیحی از فرآیند جذب کارجو (با فرض دو مرحله‌ای بودن مصاحبه به صورت یک مرتبه تلفنی یک مرتبه حضوری) می‌دهید. یا می‌توانید با مطالعه رزومه کارجو نکاتی که برایتان حائز اهمیت بوده به صورت یک نوشته بچسبانید. این مورد در آگهی‌هایی که رزومه‌های فراوانی دریافت شده و می‌خواهید در یک نگاه اجمالی نکات مطلوب هر رزومه را یادداشت نمایید نیز بسیار کاربردی است.  این موارد توسط کارجو قابل مشاهده نیست و فقط کارفرما و کاربران پنل کارفرمایی قادر به مشاهده آن هستند.

 تصویر ۸: نمایش یادداشت‌ها در ارسال رزومه

آخرین آیکون در این بخش، آیکون «فایل الحاقی» است. در مواردی کارجو رزومه خود را خارج از سیستم رزومه‌ساز «ای استخدام» ساخته است. او در زمان ارسال رزومه فایل پیوست رزومه خود را برای شما ارسال می‌کند و شما نیز می‌توانید در زمان بررسی رزومه‌های دریافتی با کلیک بر روی این آیکون فایل الحاقی کارجو را دانلود نمایید.

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم ATS «ای استخدام» امکان نشانه‌دار کردن رزومه‌ها است.به کمک ستاره کنار نام هر کارجو، می‌توانید رزومه او را نشان کنید. در این مرحله می‌توانید با توجه به شاخصه‌های مهم رزومه کارجویان آن‌ها را نشان کنید تا در زمان بررسی دقیق‌تر با استفاده از حالات نمایش و کلیک بر روی حالت «نشان شده» تنها رزومه‌هایی که نشان کرده‌اید را مشاهده و در مورد آنها تصمیم بگیرید.

  تصویر ۹: قابلیت نشان کردن در بخش رزومه‌های دریافتی

درخواست ارسال نمونه کار

در برخی مشاغل و حرفه‌ها، بجز مهارت‌های مندرج در رزومه، برای تصمیم‌گیری در خصوص کیفیت کاری یک کارجو نیاز به مشاهده نمونه کارهای وی دارید. در سیستم ATS «ای استخدام» پس از مشاهده رزومه و باز کردن آن می‌توانید از کارجو درخواست ارسال نمونه کار داشته باشید.

  تصویر ۱۰: درخواست ارسال نمونه کار در بخش رزومه‌های دریافتی

برای دریافت نمونه کار لازم است پس از مراجعه به بخش رزومه‌های دریافتی آگهی مورد نظرتان، بر روی نام کارجویان کلیک نمایید. در این مرحله رزومه کارجو به نمایش در می‌آید. پس از مطالعه رزومه و مطلوب بودن آن، به انتهای رزومه رفته و بر روی عبارت «+ درخواست نمونه کار» کلیک کنید.

  تصویر ۱۱: تایید درخواست ارسال نمونه کار در بخش رزومه‌های دریافتی

پس از ثبت درخواست نمونه کار، پیامی مبنی بر موفقیت آمیز بودن درخواست نمونه کار به نمایش در می‌آید. با زدن کلید «متوجه شدم» حال باید منتظر ارسال نمونه کار از سوی کارجو بود.

  تصویر ۱۲: پیام دریافتی تقاضای ارسال نمونه کار در بخش حساب کاربری کارجو

در این مرحله کارجو با زدن کلید افزودن نمونه کار می‌تواند نمونه کار خود را به رزومه افزوده تا کارفرما این مورد را بررسی مجدد نماید.

یکی دیگر از امکانات سیستم ATS «ای استخدام» قابلیت تغییر روند استخدام است. به این منظور بر روی «سایر» کلیک کرده و گزینه «تغییر روند استخدام» را کلیک کنید:

  تصویر ۱۳: تغییر روند استخدام

 در این مرحله با چهار حالت روبه رو خواهید بود. انتخاب هر کدام از این حالات باعث تغییر در سربرگ‌های مربوط به مرحله مدیریت رزومه‌های دریافتی می‌شود. انتخاب این حالت‌ها هیچ برتری نسبت به یکدیگر نداشته و از لحاظ امکانات هر سه حالت دارای امکان کنترل کامل بر روی فرآیند مدیریت رزومه‌ها خواهند بود و تنها تفاوت آنها تسهیل فرآیندهای استخدامی بر اساس انتخاب سازمان شما است.

  تصویر ۱۴: انتخاب روند استخدام

پس از انتخاب هر یک از روندهای مندرج در لیست، امکان تعیین مقصد جدید برای کارجویان ساکن در هر بخش را خواهید داشت:

  تصویر ۱۵: انتخاب روند استخدام

رزومه‌های پیشنهادی

در صورتی که از سیستم پیگیری رزومه استفاده کرده باشید در صفحه درخواست درج آگهی خود می‌توانید رزومه‌های پیشنهادی را مشاهده کنید. این رزومه‌ها متعلق به کاربرانی است که درخواست در اختیار قرار دادن رزومه خود را به «ای استخدام» داده‌اند و سیستم به صورت هوشمند این رزومه‌ها را مرتبط با آگهی شما تشخیص داده است. شما می‌توانید تمام رزومه‌های پیشنهادی را جستجو و مشاهده نمایید اما برای مشاهده اطلاعات تماس رزومه‌ها، بایستی رزومه را به صف کاندیداهای خود منتقل کنید.

 تصویر ۱۶: نمایش رزومه‌های پیشنهادی درخواست

آرشیو استعداد Talent Pool

تمام رزومه‌هایی که از طریق سیستم پیگیری رزومه «ای استخدام» برای تمام آگهی‌های شما دریافت می‌شوند در این قسمت قابل مشاهده خواهند بود. در واقع این صفحه آرشیوی است از تمام رزومه‌هایی که تا به‌حال دریافت نموده‌اید. ممکن است افراد مناسب و زبده‌ای برای شما رزومه ارسال کرده باشند اما در این مقطع مایل به همکاری نباشید، در این بخش می‌توانید کلیه رزومه‌ها را مشاهده، برچسب‌گذاری و مدیریت نمایید تا در آینده بتوانید از آن‌ها استفاده کنید.

برای دسترسی این بخش ابتدا از منوهای پنل خود، بر روی ابزار استخدام کلیک کرده و سپس گزینه آرشیو استعداد را کلیک کنید:

تصویر ۱۷: نحوه دسترسی به منوی آرشیو استعداد

پس از ورود به این بخش می‌توانید عملیات انتقال یا بررسی رزومه‌های موجود در آرشیو استعداد را بررسی نمایید.

تصویر ۱۸: آرشیو استعداد

در این بخش می‌توانید رزومه‌های دریافتی گذشته را به کمک ابزار جستجو، جستجوی پیشرفته و یا برچسب‌ها مورد بررسی قرار دهید.

با کلیک بر روی برچسب‌ها می‌توانید تنها رزومه‌هایی که در گذشته به آنها برچسبی اختصاص داده بوده‌اید را مشاهده کنید.

  تصویر ۱۹: محدود کردن نمایش رزومه‌های آرشیو استعداد به موارد برچسب خورده

همچنین به کمک ابزار جستجوی پیشرفته می‌توانید با جزئی‌ترین آیتم‌هایی که در رزومه افراد وجود دارد آنها را از میان صدها و هزاران رزومه موجود در آرشیو استعداد خود جستجو کنید.

  تصویر ۲۰: قابلیت جستجوی پیشرفته در بخش آرشیو استعداد

در بخش آمار آرشیو استعداد، به صورت شماتیک می‌توانید آماری از موارد زیر را مشاهده نمایید:

• مجموع رزومه‌های دریافتی
• سطح رزومه‌های دریافتی
• رزومه‌های دریافتی به تفکیک جنسیت
• رزومه‌های دریافتی به تفکیک مقطع تحصیلی
• تعداد رزومه‌های رد شده به تفکیک دلیل رد شدن رزومه

  تصویر ۲۱: نمایش آمار آرشیو استعداد

در بخش «رویدادها» می‌توانید کلیه عملیاتی که کاربران پنل کارفرمایی انجام می‌دهند را مشاهده کنید. اینکه کدام کاربر یک رزومه را رد کرده یا کدام‌یک رزومه شخصی را علامت‌گذاری کرده است.

  تصویر ۲۲: نمایش رویدادها در بخش رزومه‌های دریافتی